Veelgestelde vragen over Mailordo

Wat is Mailordo?

Mailordo is je AI email manager voor Gmail. Het leest je inbox, bepaalt wat belangrijk is en zet alles klaar in een overzichtelijke prioriteitenlijst per klant. Mailordo herkent ook automatisch facturen, aanmaningen en herinneringen. De AI-analyse verloopt via jouw eigen API-sleutel bij Claude of Gemini, we slaan je emails niet op, en mails en facturatiedata lopen niet via onze servers.

Voor wie is Mailordo bedoeld?

Mailordo is ontworpen voor Belgische en Nederlandse freelancers, zelfstandigen en kleine bedrijven die dagelijks veel emails ontvangen. Het is ideaal voor wie een overzichtelijke workflow wil zonder complexe projectmanagement-tools, en voor wie privacy belangrijk vindt. Denk aan consultants, accountants, webdesigners, makelaars en andere professionals die hun inbox willen temmen.

Is Mailordo gratis?

Ja, Mailordo zelf is volledig gratis. Er is geen abonnement, geen proefperiode en geen creditcard nodig. Je hebt wel een eigen API-sleutel nodig voor de AI-analyse. Google Gemini biedt een gratis tier aan die voor de meeste gebruikers ruim voldoende is. Claude van Anthropic is betaald maar levert kwalitatief de beste resultaten. Je betaalt alleen je eigen AI-verbruik — wij verdienen niets aan je gebruik.

Wat is het verschil tussen Free en Pro triage?

Free triage gebruikt een standaard AI-prompt. Pro triage voegt extra klantcontext en uitgebreidere regels toe, samen met toegang tot het chat panel, eigen taken aanmaken, email reply, klantoverzichten en responstijd statistieken. Auto-labels staan nog op de roadmap.

Komt er een maandelijkse Pro preview?

Dit staat op de roadmap, maar is tijdelijk nog niet actief. Zodra de maandelijkse Pro preview beschikbaar is, kun je als Free-gebruiker eenmalig Pro triage uitproberen voordat je beslist om te upgraden.

Wat maakt Mailordo anders dan SaneBox, Clean Email of Shortwave?

Het grootste verschil: Mailordo slaat je emails niet op, en je mails en facturatiedata lopen niet via onze servers. Voor de AI-analyse worden relevante emails met jouw eigen API-sleutel rechtstreeks gedeeld met Anthropic of Google. Daarnaast is Mailordo gratis (je betaalt alleen je eigen AI-verbruik), Nederlandstalig, en specifiek gericht op de Benelux met features als automatische factuurherkenning en klantgroepering. Je kiest zelf je AI-model — geen vendor lock-in.

In welke taal werkt Mailordo?

De interface is volledig in het Nederlands. De AI-analyse werkt met emails in elke taal, maar de gegenereerde taken, samenvattingen en categoriseringen zijn in het Nederlands. Ideaal voor Nederlandstalige professionals die internationaal werken.

Hoe werkt de AI email triage?

Mailordo haalt je recente Gmail berichten op via de Gmail API (alleen-lezen). Deze worden lokaal in je browser voorverwerkt: spam, newsletters en onbelangrijke emails worden gefilterd. De relevante emails worden in batches naar de AI gestuurd via jouw eigen API-sleutel. De AI analyseert elke email en genereert een taak met prioriteit (URGENT, HOOG, NORMAAL of LAAG), een samenvatting, klant-toewijzing en een aanbevolen actie.

Welke AI-modellen worden ondersteund?

Mailordo ondersteunt Claude Sonnet van Anthropic en Gemini Flash van Google. Claude levert doorgaans de meest nauwkeurige analyse en betere klantherkenning. Gemini Flash is sneller en heeft een gratis tier. Je kunt op elk moment wisselen tussen modellen — je data blijft hetzelfde.

Hoe werkt de financiele documentherkenning?

De AI herkent automatisch financiele documenten in je emails: facturen te betalen, verstuurde facturen, ontvangstbewijzen, betalingsherinneringen en aanmaningen. Deze worden apart weergegeven met het bedrag, de afzender, het documenttype en de vervaldatum. Zo heb je altijd overzicht over openstaande betalingen — ideaal voor zelfstandigen en KMO's die geen boekhoudsoftware gebruiken voor inkomende facturen.

Wat doet de agenda-integratie?

Mailordo leest je Google Calendar agenda-items voor vandaag en morgen. Deze worden weergegeven naast je takenlijst, zodat je vergaderingen en deadlines kunt meenemen bij het plannen van je dag. De agenda-informatie wordt ook meegestuurd naar de AI, zodat urgente emails rond geplande meetings hogere prioriteit krijgen.

Hoe werkt de klantgroepering?

Mailordo groepeert taken automatisch per klant op basis van het emaildomein. Je kunt ook handmatig klantdomeinen configureren. Zo zie je in een oogopslag welke taken er per klant openstaan, wat de prioriteit is, en welke financiele documenten er zijn. Ideaal voor freelancers die meerdere klanten tegelijk bedienen.

Kan ik taken handmatig toevoegen of bewerken?

Ja. Je kunt handmatig taken toevoegen met een onderwerp, beschrijving, afzender, klant, prioriteit en geplande datum. Bestaande taken kun je bewerken: prioriteit wijzigen, notities toevoegen, herplannen, of als voltooid markeren. Je kunt ook de chat-assistent gebruiken om taken aan te passen via natuurlijke taal, bijvoorbeeld 'Zet alle taken van Klant X op hoog prioriteit'.

Kan ik taken exporteren?

Ja, je kunt je volledige takenlijst exporteren als CSV-bestand. Dit bestand bevat alle taakdetails inclusief prioriteit, beschrijving, afzender, klant en status. Handig voor rapportage of om te importeren in andere tools.

Kan ik spreken tegen Mailordo?

Ja! Mailordo heeft ingebouwde spraakherkenning. Klik op het microfoon-icoontje in de chat en spreek je opdracht in het Nederlands. Bijvoorbeeld: 'Voeg een taak toe voor klant X met hoge prioriteit' of 'Zet alle taken van Klant Y op morgen'. De spraakherkenning werkt via je browser (Chrome, Edge, Safari) en vereist geen externe diensten of extra kosten. Je kunt ook gewoon typen — beide methoden werken naast elkaar.

Worden mijn emails opgeslagen op jullie servers?

Nee, Mailordo slaat je emails niet op. Je emails worden opgehaald via de Gmail API en in je browser voorverwerkt (filtering van spam/newsletters). Voor de AI-analyse worden de relevante emails met jouw eigen API-sleutel rechtstreeks gedeeld met de AI-provider (Anthropic Claude of Google Gemini). Je mails en facturatiedata lopen daarbij niet via onze servers. De AI-provider verwerkt je emails conform hun eigen privacybeleid.

Hoe worden mijn API-sleutels beschermd?

Je API-sleutels worden lokaal in je browser opgeslagen en extra versleuteld met de Web Crypto API als extra beschermlaag. Onze servers slaan die sleutels niet op. Dat is defense-in-depth, geen garantie tegen een volledig gecompromitteerde browser of XSS.

Welke Google-machtigingen vraagt Mailordo?

Mailordo gebruikt Gmail leesrechten en Google Calendar toegang om je inbox en agenda te analyseren. Daarnaast gebruikt Mailordo Gmail verzendrechten alleen wanneer jij expliciet een reply vanuit de app verstuurt. Er worden geen emails verwijderd of aangepast. Je kunt de toegang op elk moment intrekken via je Google Account instellingen onder Beveiliging > Apps van derden.

Is Mailordo AVG/GDPR-compliant?

Ja. Mailordo slaat je emails niet op. Mails en facturatiedata lopen niet via onze servers. Taken, instellingen en API-sleutels worden lokaal in je browser bewaard. Voor de AI-analyse worden emails tijdelijk gedeeld met de AI-provider via jouw eigen API-sleutel — raadpleeg hun privacybeleid voor details. Op publieke websitepagina’s gebruiken we analytics alleen na toestemming. In de ingelogde triage-app tracken we geen mailboxinhoud, taken of AI-resultaten.

Gebruikt Mailordo cookies of tracking?

Op de publieke website gebruiken we analytics zoals Google Tag Manager, Vercel Analytics en eventueel Google Analytics alleen na toestemming, voor intern inzicht in websitegebruik. We gebruiken geen Facebook Pixel en geen advertentienetwerken, en we verkopen geen data. In de ingelogde triage-app tracken we geen mailboxinhoud, taken, AI-resultaten of individuele emails.

Worden mijn emails gedeeld tijdens de setup wizard?

De setup wizard haalt metadata op via de Gmail API en analyseert die lokaal in je browser. Er wordt geen AI-provider aangesproken en de data gaat niet naar Mailordo-servers. Omdat de metadata uit Gmail komt, loopt het ophalen technisch wel via Google. De wizard werkt ook zonder API-sleutel.

Welke browser heb ik nodig?

Mailordo werkt in alle moderne browsers: Chrome, Firefox, Safari en Edge. Een recente versie wordt aanbevolen. JavaScript moet ingeschakeld zijn. De app is geoptimaliseerd voor desktop, maar werkt ook op tablets.

Moet ik iets installeren?

Nee. Mailordo is een webapplicatie die direct in je browser draait. Geen installatie, geen extensie, geen download. Je hebt alleen een Google account en een AI API-sleutel nodig. Je kunt binnen 2 minuten aan de slag.

Hoe krijg ik een API-sleutel?

Voor Google Gemini (gratis): ga naar Google AI Studio (ai.google.dev), maak een account aan en genereer een API-sleutel. Dit duurt minder dan een minuut. Voor Anthropic Claude (betaald): maak een account aan op console.anthropic.com en genereer een API-sleutel. De Gemini gratis tier is voldoende voor dagelijks gebruik.

Wat gebeurt er als ik mijn browserdata wis?

Als je je browserdata wist, worden je opgeslagen taken, instellingen en lokale API-sleutels verwijderd. Je emails zelf blijven gewoon in Gmail staan. Uitloggen verwijdert alleen je actieve sessie; je accountgebonden lokale data blijft op dit toestel beschikbaar tot je die expliciet wist.