Privacybeleid van Mailordo

1. Inleiding

Mailordo is een AI-gestuurde email triage tool die draait in je webbrowser. Wij hechten groot belang aan de bescherming van je persoonlijke gegevens. Dit privacybeleid beschrijft hoe Mailordo omgaat met je data.

Kernprincipe: Mailordo slaat je emails niet op. De inhoud van je mails en facturatiedata wordt rechtstreeks in je browser opgehaald bij Google. Voor AI-analyse worden relevante emails met jouw eigen API-sleutel naar de AI-provider (Anthropic, Google of OpenAI) gestuurd. Dat verzoek passeert een doorgeefservice van Mailordo: de inhoud wordt daar verwerkt maar niet opgeslagen of gelogd. Taken en instellingen worden lokaal in je browser bewaard.

Uitzondering — je Google-verbinding: om je sessie actief te houden zonder je telkens opnieuw te laten inloggen, bewaren we op onze servers (Supabase) één versleuteld Google-vernieuwingstoken. Dat token wordt uitsluitend gebruikt om een nieuw, kortstondig toegangstoken op te vragen; je mail- en agenda-inhoud zelf loopt daar niet doorheen. Bij uitloggen wordt dit token verwijderd.

2. Welke data wordt verwerkt?

Mailordo verwerkt de volgende gegevens, uitsluitend in je browser:

• Gmail berichten: onderwerp, afzender, datum en berichttekst van recente emails (alleen-lezen toegang via Google OAuth)
• Google Calendar: we lezen agenda-items voor vandaag en morgen uit de door jou gekozen agenda, en kunnen op jouw vraag — via de AI-assistent — een agenda-item voor je aanmaken. Hiervoor is schrijftoegang tot je agenda's nodig (Google OAuth-scope calendar.events). Mailordo maakt nooit ongevraagd of automatisch items aan.
• API-sleutels: je eigen Claude-, Gemini- of OpenAI-API-sleutels (lokaal opgeslagen in je browser, met extra browser-side encryptie als Web Crypto beschikbaar is; bij een AI-analyse gaat de sleutel mee in het verzoek, zonder dat wij hem opslaan)
• Instellingen: je voorkeuren, klantdomeinen, spamfilters (localStorage in je browser)
• Gegenereerde taken: de takenlijst die AI genereert op basis van je emails (localStorage)

3. Websiteanalytics en cookies

Op publieke websitepagina's gebruiken we analytics zoals Google Tag Manager, Vercel Analytics, Ahrefs Web Analytics en eventueel Google Analytics. Ahrefs en Google Analytics worden alleen geladen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Deze analytics helpen ons begrijpen welke publieke pagina's bezocht worden en waar de website verbeterd kan worden.

Deze analytics worden niet geladen op de ingelogde triage-app. We gebruiken analytics niet om mailboxinhoud, taken, AI-resultaten, facturatiedata of individuele emails te volgen. We gebruiken geen Facebook Pixel, geen advertentienetwerken en verkopen geen data.

Functionele cookies of vergelijkbare opslag kunnen nodig zijn voor authenticatie, beveiliging, lokale instellingen en je analytics-keuze. Je kunt je analytics-keuze aanpassen via de cookie-instellingen op de publieke website.

4. Hoe we gevoelige data beschermen

We beschermen je emails, agenda-gegevens, Google-tokens en API-sleutels met de volgende maatregelen:

• Versleuteling tijdens transport: alle verkeer tussen je browser, onze servers, Google en de AI-providers verloopt uitsluitend via HTTPS (TLS). HTTP Strict Transport Security (HSTS) dwingt dit af.
• Versleuteling in opslag: het Google-vernieuwingstoken wordt vóór opslag versleuteld met AES-256-GCM, met een sleutel die alleen op de server staat. API-sleutels in je browser krijgen waar mogelijk een extra versleutelingslaag (AES-GCM via de Web Crypto API). Dat is een aanvullende maatregel: de sleutel wordt in je browser zelf afgeleid, dus de belangrijkste bescherming van lokale gegevens blijft de beveiliging van je browser en apparaat.
• Toegangsbeperking: de tabel met Google-tokens is afgeschermd met Row Level Security en is niet rechtstreeks bereikbaar vanuit de browser. Alleen onze server kan het token lezen: die controleert eerst je login en haalt daarna uitsluitend het token op dat bij jouw geverifieerde account hoort. Toegang tot Google gebeurt met kortstondige toegangstokens en met de minimaal nodige OAuth-scopes (Gmail alleen-lezen, agenda-items).
• Geen opslag of logging van inhoud: email- en agenda-inhoud wordt niet op onze servers bewaard. De doorgeefservice voor AI-analyse stuurt verzoeken direct door en logt geen mailinhoud of API-sleutels; bij fouten registreren we enkel technische gegevens zoals statuscodes.
• Browserbeveiliging: een strikte Content Security Policy en andere beveiligingsheaders beperken welke scripts en externe bronnen de app mag laden. Analytics wordt niet geladen in de ingelogde app.
• Bewaring en verwijdering: bij uitloggen wordt je opgeslagen Google-vernieuwingstoken van onze servers verwijderd. Uitloggen verwijdert niet al je gegevens: taken en instellingen blijven in je browser staan tot je ze zelf wist via je browserinstellingen, en je Mailordo-account en abonnementsgegevens blijven bewaard zolang je account bestaat. Verwijdering van je account kun je aanvragen via de contactpagina. Je kunt Mailordo's toegang tot Google ook altijd intrekken via je Google-accountinstellingen.

5. Google API Services User Data Policy

Het gebruik en de overdracht door Mailordo van informatie die via Google API's wordt ontvangen, voldoen aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

Mailordo gebruikt Google-gebruikersgegevens uitsluitend om de functies te leveren waarvoor de gebruiker toestemming heeft gegeven. Deze gegevens worden niet verkocht of gebruikt voor advertentiedoeleinden.